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Peut-on vraiment stocker toutes les données d’une société sur une data room ?

La dataroom, aujourd’hui, on en parle de plus en plus dans les entreprises. C’est un mot d’origine anglaise qu’on peut traduire par « Chambre de données ». C’est une sorte de coffret virtuel qui permet de stocker toutes les données d’une entreprise en un seul endroit et seules certaines personnes sont autorisées à les consulter en cas de besoin. Ces données contiennent des informations confidentielles accessibles uniquement à certains cadres de l’entreprise, mais aussi à des vendeurs ou fournisseurs dans le cas d’un appel d’offres par exemple.

La protection des données sensibles de l’entreprise

Face à la concurrence et aux risques de diffusion, les entreprises doivent impérativement protéger leurs données sensibles ou encore extrêmement confidentielles. La question dont il s’agit ici est de savoir comment transférer ou donner accès à ces données confidentielles en toute sécurité à ses partenaires tout en ayant un contrôle absolu sur les différentes actions qu’ils effectuent. Après la dataroom physique qui a si vite montré ses limites, place maintenant à la data rooms électroniques, plus sécurisée et plus personnalisable selon la taille et la sensibilité des informations à protéger. Avec une dataroom virtuelle, les entreprises peuvent ainsi avoir une main mise sur leurs informations confidentielles dans le cas d’une fusion-acquisition, une gestion d’actifs immobiliers ou encore la gestion des ressources humaines. Dans une entreprise, les données financières sont extrêmement confidentielles et elles doivent être bien protégées afin de donner l’accès à ces informations uniquement aux personnes autorisées à les consulter. D’où l’importance d’avoir une dataroom virtuelle, voir ici. Toutes les informations jugées confidentielles peuvent être stockées dans une « Chambre de données ». Le choix des informations à stocker dépend uniquement des dirigeants de l’entreprise.

 

Le choix d’une dataroom

 

La décision de choisir une dataroom doit être bien réfléchie. Ainsi, le dirigeant par exemple doit avoir des objectifs clairs, mais aussi se poser et répondre à certaines questions indispensables comme: quels sont les avantages qui découleront de l’utilisation d’une « Chambre de données », qui va la mettre en œuvre et la gérer, est-ce que la volumétrie choisie correspond mieux au volume des données à stocker, etc. Après avoir défini les objectifs et répondu à toutes ces questions, le dirigeant peut maintenant décider des contenus à stocker. Ces informations confidentielles peuvent être une stratégie marketing, une stratégie de vente, la vente d’une entreprise, etc. Les informations stockées peuvent naturellement être mises à jour en cas de besoin et un accès pour une période donnée peut être autorisé à certaines personnes comme les partenaires de l’entreprise, les fournisseurs, les acquéreurs dans le cas d’une vente d’entreprise, etc. Pour accéder à votre dataroom, les personnes autorisées doivent avoir un login et un mot de passe. Chaque fois qu’un nouveau document y sera ajouté, ou une mise à jour, ces personnes seront automatiquement averties et pourront consulter la nouvelle information. Puisque le dirigeant a le plein contrôle sur ses données, il a donc la possibilité de donner ou de bloquer l’accès si nécessaire. Aujourd’hui, il existe plusieurs solutions pour le stockage des données confidentielles parmi lesquelles on a le Cloud, une solution beaucoup plus performante et plus sécurisée qui attire de plus en plus les entreprises, les professionnels, et même les particuliers.

Aujourd’hui, avec l’avancée de la technologie, les solutions de sécurité, les entreprises ont plusieurs choix possibles de stockage de données confidentielles. Grâce à ces solutions, les dirigeants d’entreprises peuvent stocker toutes les données qu’ils jugent confidentielles. Pour cela, il suffit de consulter les différentes agences spécialisées qui proposent des solutions cloud pour le stockage de ses informations numériques confidentielles quelle que soit leur taille.